interessant

Productiviteit 101: Een inleiding tot de Pomodoro-techniek

Dingen voor elkaar krijgen is moeilijk, vooral als je zelfstandige bent of dingen voor jezelf moet doen die je normaal gesproken uitstelt, zoals het betalen van rekeningen. Er lijkt altijd iets anders te doen: een lade die georganiseerd zou kunnen worden, een telefoontje naar je zus of het controleren van vluchtprijzen op een reis die je niet van plan bent te nemen.

Enter: de Pomodoro-techniek. Deze populaire methode voor tijdbeheer kan je helpen door afleiding, hyperfocus en dingen in korte uitbarstingen gedaan te krijgen, terwijl je regelmatig een pauze neemt om te luchten en te ontspannen. Het beste van alles is dat het eenvoudig is. Als je een drukke baan hebt waar je naar verwachting zou moeten produceren, is dit een geweldige manier om je taken te voltooien. Laten we het opsplitsen en kijken hoe u het op uw werk kunt toepassen.

We hebben de Pomodoro-techniek zeker al eerder besproken. We gaven er een paar jaar geleden een korte beschrijving van en benadrukten tegelijkertijd de voordelen van afleidingbestrijdende hersentraining. Je hebt het zelfs tot je favoriete productiviteitsmethode gestemd. We hebben echter nooit een diepe duik genomen in hoe het werkt en hoe ermee te beginnen. Dus laten we dat nu doen.

Wat is de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek werd in het begin van de jaren negentig uitgevonden door ontwikkelaar, ondernemer en auteur Francesco Cirillo. Cirillo noemde het systeem "Pomodoro" naar de tomaatvormige timer die hij gebruikte om zijn werk als universiteitsstudent te volgen. De methodologie is eenvoudig: wanneer u wordt geconfronteerd met een grote taak of reeks taken, splitst u het werk op in korte, getimede intervallen ("Pomodoros" genoemd) die op korte afstand van elkaar staan. Dit traint je hersenen om zich gedurende korte periodes te concentreren en helpt je om deadlines te blijven volgen of postvakken voortdurend bij te vullen. Na verloop van tijd kan het zelfs uw aandachtsspanne en concentratie verbeteren.

Pomodoro is een cyclisch systeem. Je werkt in korte sprints, wat ervoor zorgt dat je consistent productief bent. Je krijgt ook regelmatig pauzes die je motivatie versterken en je creatief houden.

Hoe de Pomodoro-techniek werkt

De Pomodoro-techniek is waarschijnlijk een van de eenvoudigste implementatiemethoden voor productiviteit. Het enige dat je nodig hebt is een timer. Afgezien daarvan zijn er geen speciale apps, boeken of tools vereist (hoewel er veel zijn die er zijn als je die route wilt volgen - daarover later meer). Het boek van Cirillo, is een nuttig boek, maar Cirillo verbergt zelf niet de kern van de methode achter een aankoop. Hier is hoe aan de slag met Pomodoro, in vijf stappen:

  1. Kies een uit te voeren taak.
  2. Stel de Pomodoro in op 25 minuten (de Pomodoro is de timer)
  3. Werk aan de taak totdat de Pomodoro overgaat en plaats een vinkje op je vel papier
  4. Neem een ​​korte pauze (5 minuten is OK)
  5. Elke 4 Pomodoros nemen een langere pauze

Die "langere pauze" is meestal in de orde van 15-30 minuten, wat er ook voor nodig is om je opgeladen te voelen en klaar om een ​​nieuwe werksessie van 25 minuten te beginnen. Herhaal dat proces een paar keer in de loop van een werkdag, en je krijgt echt veel bereikt - en nam voldoende pauzes om een ​​kopje koffie te pakken of je waterfles bij te vullen.

Het is belangrijk op te merken dat een pomodoro een ondeelbare werkeenheid is - dat betekent dat als je gedeeltelijk wordt afgeleid door een collega, vergadering of noodgeval, je de pomodoro daar moet beëindigen (je werk opslaan en een nieuwe beginnen) later), of je moet de afleiding uitstellen totdat de pomodoro compleet is. Als u het laatste kunt doen, stelt Cirillo de strategie 'informeren, onderhandelen en terugbellen' voor:

  1. Laat de andere (afleidende) partij weten dat je nu ergens aan werkt.
  2. Onderhandel over een tijdstip waarop u tijdig contact met hen kunt opnemen over het afleidende probleem.
  3. Plan die follow-up onmiddellijk in.
  4. Bel de andere partij terug wanneer je Pomodoro compleet is en je klaar bent om hun probleem aan te pakken.

Natuurlijk is niet elke afleiding zo eenvoudig, en sommige dingen vragen onmiddellijke aandacht - maar niet elke afleiding doet dat. Soms is het prima om je collega te vertellen: "Ik zit nu ergens midden in, maar kan ik je over ... tien minuten terugbellen?" Dit houdt je niet alleen in de groef, maar ook geeft u controle over uw werkdag.

Aan de slag met de Pomodoro-techniek

Aangezien een timer de enige essentiële Pomodoro-tool is, kun je aan de slag met elke telefoon met een timer-app, een aftelklok of zelfs een gewone oude eierwekker. Cirillo zelf geeft de voorkeur aan een handmatige timer en zegt dat het afronden ervan "bevestigt dat u vastbesloten bent te werken." Toch hebben we een aantal Pomodoro-apps benadrukt die meer functies bieden dan een eenvoudige timer. Hier zijn een paar om te overwegen:

  • Marinara Timer (Web) is een webapp die we eerder hebben gemarkeerd en die je op een vastgezet tabblad kunt openen. U kunt uw timerwaarschuwingen selecteren, zodat u weet wanneer u een pauze moet nemen, of de werktijden en pauzetijden opnieuw configureren. Het is opmerkelijk flexibel en u hoeft niets te installeren.
  • Tomighty (Win / Mac / Linux) is een platformonafhankelijke Pomodoro-timer die je kunt activeren en vergeten, volgens de traditionele Pomodoro-regels, of gebruiken om je eigen werk en pauzes aan te passen.
  • Eggcellent (voorheen Pomodorable (OS X) is een combinatie van een Pomodoro-timer en een to-do-app. Het biedt meer visuele aanwijzingen wanneer je taken zijn voltooid en wat je hierna gaat doen, en het is mooi te integreren met de herinneringen-app van OS X. Plus, je kan schatten hoeveel pomodoros je nodig hebt om een ​​taak te voltooien en vervolgens je voortgang bijhouden.
  • Focus Timer (iOS) heette vroeger PomodoroPro en is een mooie timer met veel functies voor iPhone en iPad. U kunt het werk aanpassen en de duur van uw werk onderbreken, uw werkgeschiedenis bekijken om te zien hoe uw focus verbetert, gemakkelijk zien hoeveel tijd er nog over is in uw werksessie en de app biedt zelfs een op sterren gebaseerd beoordelingssysteem om u gemotiveerd te houden. Je kunt zelfs de geluiden aanpassen en de klok horen tikken wanneer je je telefoon vergrendelt, zodat je blijft werken.

Dit zijn slechts enkele goede tools om uit te kiezen. U kunt Google ook als timer gebruiken. Aarzel niet om met anderen te experimenteren, maar onthoud dat de focus van de Pomodoro-techniek ligt op het werk, niet op de timer die je gebruikt. Als je een echte tomatentimer wilt zoals Cirillo gebruikt, is deze beschikbaar voor $ 7 bij Amazon. Je kunt ook een tomatentimer en een exemplaar van het boek samen van hem kopen. Als je Kindle- of ePub-versies van het boek wilt, haal ze dan ook rechtstreeks uit de winkel van Cirillo.

Voor wie de Pomodoro-techniek het beste werkt

De Pomodoro-techniek wordt vaak geprezen door ontwikkelaars, ontwerpers en andere mensen die regelmatig pakketten creatief werk moeten maken. In wezen mensen die daadwerkelijk iets moeten produceren om door anderen te worden beoordeeld. Dat betekent dat iedereen, van auteurs die hun volgende boek schrijven tot software-ingenieurs die aan de volgende grote videogame werken, allemaal kan profiteren van de getimede werksessies en pauzes die Pomodoro biedt.

Het is echter ook handig voor mensen die niet zulke rigide doelen of werkpakketten hebben. Iedereen met een "inbox" of wachtrij waar ze doorheen moeten werken, kan hier ook van profiteren. Als u een systeemingenieur bent met kaartjes om te werken, kunt u een timer instellen en deze doorlopen totdat uw timer afgaat. Dan is het tijd voor een pauze, waarna je terugkomt en verder gaat waar je was gebleven, of een nieuwe reeks tickets begint. Als u dingen bouwt of met uw handen werkt, bieden de frequente pauzes u de mogelijkheid om een ​​stap terug te doen en te bekijken wat u doet, na te denken over uw volgende stappen en ervoor te zorgen dat u niet uitgeput raakt. Het systeem is opmerkelijk aanpasbaar aan verschillende soorten werk.

Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat Pomodoro een productiviteitssysteem is - geen stel ketenen. Als je vooruitgang boekt en de timer afgaat, is het OK om de timer te pauzeren, af te maken wat je doet en een pauze te nemen. Het doel is om je te helpen de zone in te gaan en je te concentreren, maar het is ook om je eraan te herinneren om naar lucht te komen. Regelmatige pauzes zijn belangrijk voor uw productiviteit. Houd er ook rekening mee dat Pomodoro slechts één methode is en dat deze al dan niet voor u werkt. Het is flexibel, maar probeer je werk er niet in te doen als het niet past. Productiviteit is niet alles - het is een middel om een ​​doel te bereiken en een manier om minder tijd te besteden aan wat u moet doen, zodat u tijd kunt besteden aan de dingen die u moet doen. Als deze methode helpt, ga er dan voor. Zo niet, forceer het dan niet.

Pomodoro integreren met andere productiviteitsmethoden

Omdat de Pomodoro-techniek zich volledig richt op hoe jij en niet op hoe jij, smeekt het gewoon om geremixed te worden met andere methoden en systemen.

Als u bijvoorbeeld een fan bent van GTD (ook bekend als Getting Things Done), kunt u GTD gemakkelijk gebruiken om te organiseren en prioriteiten te stellen - en vervolgens Pomodoro gebruiken om uw werk daadwerkelijk af te krijgen. Het werkt ook goed met methoden zoals Kaizen, die de nadruk leggen op voortdurende verbetering in de tijd, of Scrum, die flexibiliteit in organisatie en prioriteit vereist, maar nog steeds resultaten vereist. Veel productiviteitssystemen zijn gericht op organisatie of specifieke tools. In die gevallen is het doel u te helpen dingen te vergeten en uw werk prioriteit te geven. Pomodoro's focus ligt op het zorgen dat je voortgang maakt in je taken, gefocust blijft en dingen voor elkaar krijgt zonder gek te worden. Ondanks dat het goed speelt met anderen, weersta de drang om je methode te hacken en het onnodig ingewikkeld te maken. Pomodoro's nut is in zijn eenvoud.

Ten slotte is de Pomodoro-methode zeer persoonlijk. Omdat het alleen echt van invloed is op het werk, hoeft u er geen andere mensen mee aan boord te krijgen voordat het nuttig is.

Als u meer wilt weten

In dit stadium hebt u de tools die nodig zijn om aan de slag te gaan met het Pomodoro-systeem als u het eens wilt proberen. Het is niet moeilijk en het kan zijn dat het je helpt je te concentreren. Hier staat meer op de foto, en het boek van Cirillo kan meer begeleiding en specifieke voorbeelden bieden als je ze nodig hebt. Verder is hier een korte lijst met aanvullende bronnen die het lezen waard zijn:

  • De Pomodoro Techniek Blog
  • De Pomodoro Aan de slag-gids
  • De Pomodoro-techniek geïllustreerd
  • Onze Pomodoro-tagpagina

Tot op zekere hoogte kun je alleen zoveel lezen over de Pomodoro-techniek - je moet het gewoon zelf proberen en kijken of het voor jou werkt. Met een beetje geluk kun je continu productief zijn en tegelijkertijd voorkomen dat je opbrandt. Maak je geen zorgen als je niet vijf of tien pomodoros per dag haalt: veel mensen die van de methode houden, merken op dat je er misschien maar één of twee binnen krijgt voordat je wordt afgeleid door iets onvermijdelijks. Het resultaat is echter dat die een of twee pomodoros productiever kunnen zijn dan al het andere dat je de hele dag doet.